Hintergrund: Die BStBK hatte im Dezember 2019 eine überarbeitete Musterverfahrensdokumentation mit Informationen zu den Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation veröffentlicht.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten in der am 28.11.2019 vom BMF veröffentlichten überarbeiteten Fassung erstmals Aussagen zum mobilen Scannen ( BMF-Schreiben v. 28.11.2019 - IV A 4 - S 0316/19/10003 :001).
Der FAQ-Katalog beinhaltet 27 Fragen. Darunter befinden sich folgende Antworten:
- Grundsätzlich erfasst die MVD nur die Pflichten aus den steuerlichen Aufbewahrungspflichten für Belege und stellt insoweit die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicher.
- Dokumente, die aus rechtlichen Gründen im Original aufbewahrt werden müssen (Eröffnungsbilanzen etc.) dürfen ebenfalls gescannt werden. Allerdings dürfen die Originale anschließend nicht vernichtet werden, da ihnen aufgrund gesetzlicher Bestimmung im Original eine besondere Bedeutung zukommt und damit die Ordnungsmäßigkeit nicht gefährdet wird. Sie sind daher nach dem Scannen auszusondern und aufzubewahren.
- Gleiches gilt für z. B. notarielle Urkunden, Testate, Wertpapiere, da ihnen in der Regel eine besondere Beweiskraft zukommt. Sie dürfen gescannt werden, jedoch nicht vernichtet werden.
- Die Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist grundsätzlich im Rahmen einer verbindlichen Auskunft gem. § 89 AO möglich. Allerdings vertritt die Finanzverwaltung in den GoBD unter Rz. 180 die Auffassung, dass „Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – und damit zur Ordnungsmäßigkeit EDV- gestützter Buchführungssysteme – weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt werden“. Somit ist in vielen Fällen damit zu rechnen, dass bei der Beantragung einer verbindlichen Auskunft von dem Finanzamt ein ablehnender Bescheid erteilt wird.
- Die Verknüpfung des gescannten Beleges mit dem Buchungssatz ist nicht erforderlich, auch wenn eine solche Referenzierung/Indizierung die Nachvollziehbarkeit erleichtert. Die Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalls kann auch durch andere Maßnahmen sichergestellt werden.
- Kontoauszüge sind wie jedes andere Dokument zu behandeln.
- Rechnungskorrekturen, -änderungen oder -ergänzungen sind zu scannen und es ist ein Bezug zu dem ursprünglichen Dokument herzustellen. Soweit der Lieferschein Belegfunktion hat, muss er ebenfalls gescannt und ein Bezug mit der Rechnung hergestellt werden. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz II wurde § 147 Abs. 3 Sätze 3 und 4 AO angepasst. Für zugegangene Lieferscheine endet die Aufbewahrungsfrist nunmehr bereits mit dem Erhalt der Rechnung. Dies gilt allerdings nicht, wenn Lieferscheine im Einzelfall als Buchungsbelege herangezogen werden.
- Wenn eine Rechnung per E-Mail und zusätzlich per Post verschickt wird, erfüllen beide Versionen die Anforderungen als Originalbeleg. Dieser Fall sollte jedoch die Ausnahme sein und möglichst vermieden werden. Sofern inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden, löst die Mehrfachübersendung keine Steuerschuld nach § 14c UStG aus (siehe auch Abschn. 14c.1. Abs. 4 Satz 3 UStAE).
Hinweis: Den vollständigen FAQ-Katalog finden Sie auf der Homepage des DStV.
Quelle: DStV online (JT)
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