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    Das Tax Compliance Management System (TCMS)

    Wie beuge ich steuerrechtlichen Ermittlungen vor? Kritsche Sachverhalte frühzeitig erkennen! Das TCMS rückt immer stärker in den Fokus der Unternehmen.

    Der Begriff „Tax Compliance“ hat in den letzten Jahren eine prominente Stellung sowohl in den Arbeitsabläufen der Unternehmen, als auch in der steuerlichen Beratung gewonnen. Dies schien anfänglich verwunderlich, hat dieser Bereich auf den ersten Blick doch „lediglich“ die Einhaltung steuerlicher (Mitwirkungs-)Pflichten zum Gegenstand – etwas, das von jedem Steuerpflichtigen grundsätzlich zu beherzigen ist (bzw. sein sollte).

    Die Komplexität der Thematik „Tax Compliance“ resultiert jedoch aus immer höheren Anforderungen an die Dokumentation steuerlicher Sachverhalte und vermehrten Mitwirkungspflichten (z. B. aktuell im Rahmen der Lizenzschranke oder hinsichtlich der Meldung von An- und Verkäufen ausländischer Gesellschaftsanteile gem. § 138 Abs. 2 AO). Weiterhin stellt der AEAO zu § 153 AO bei der Abgrenzung der Anzeige- und Berichtigungspflicht von einer Selbstanzeige unter anderem auf ein internes Kontrollsystem bzw. Tax Compliance System ab. Hat der Steuerpflichtige ein solches Kontrollsystem eingerichtet, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, welches gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit sprechen kann.

    Parallel zu den Anforderungen der Finanzverwaltung hat das IDW am 31.05.2017 den Praxishinweis 1/2016 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems [TCMS] gemäß PS 980“ veröffentlicht. Hier werden einzelne Bausteine des TCMS aufgeführt und – zumindest in Ansätzen – konkretisiert. Angesprochen werden

    • Tax Compliance-Kultur
    • Tax Compliance-Ziele
    • Tax Compliance-Organisation
    • Tax Compliance-Risiken
    • Tax Compliance-Programm
    • Tax Compliance-Kommunikation und
    • Tax Compliance-Überwachung und –Verbesserung.

    Trotz dieser umfangreichen Stellungnahme des IDW bleiben gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen viele Fragen zu konkreten Schritten unbeantwortet, gerade, wenn ein TCMS erstmalig aufgesetzt werden soll. Von Seiten der Beratung wurde das Thema Tax Compliance daher als notwendiges und gleichzeitig lukratives Betätigungsfeld identifiziert, was zur Entwicklung eines entsprechenden Angebotes geführt hat. Dieses erstreckt sich von der Prozess- und Risikoanalyse über das Aufsetzen von Checklisten bis zur Unterstützung beim Aufbau eines umfassenden EDV-Systems integriert für verschiedene Steuerarten.

    Die Unternehmen / Steuerpflichtigen bzw. ihre Mitarbeiter, welche für Tax Compliance verantwortlich sind, sehen sich daher einem erschlagenden Angebot gegenüber. Denn bei aller Notwendigkeit, ein TCMS zu installieren, müssen neben den Anforderungen von offizieller Seite auch die Bedürfnisse des Unternehmens beachtet werden. Hierbei sollte sich der Steuerpflichtige vor Augen führen, dass alleine schon mit Blick auf die Vergangenheitserfahrungen ein perfektes System, welches einmal implementiert wird und dann auf ewig gute Dienste leistet, nicht realisierbar ist. Zu komplex ist die steuerliche Materie, und selbst wenn sie vollständig durchdrungen wird, müssen immer noch Änderungen von Gesetzgeber, Rechtsprechung und Verwaltung hinsichtlich materiellrechtlicher Fragen und Dokumentationsanforderungen berücksichtigt werden. Auch werden für ein solch umfassendes TCMS in den Unternehmen nicht die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen.

    Vor diesem Hintergrund muss sich das Unternehmen für eine best practice-Lösung entscheiden. Hierbei lohnt sich ein Blick in das Urteil des BGH vom 09.05.2017 (1 StR 265/16, NJW 2017, S. 3798). Gegenstand des Urteils war die Verhängung einer Geldbuße im Steuerstrafverfahren und hier konkret die Möglichkeit einer Minderung der Geldbuße bei Installation eines (Tax-)Compliance-Systems. Das Gericht weist darauf hin, dass „für die Bemessung der Geldbuße […] zudem von Bedeutung [ist], inwieweit die Nebenbeteiligte […] ein effizientes Compliance-Management installiert hat, das auf die Vermeidung von Rechtsverstößen ausgelegt sein muss […]. Dabei kann auch eine Rolle spielen, ob die Nebenbeteiligte in der Folge dieses Verfahrens entsprechende Regelungen optimiert und ihre betriebsinternen Abläufe so gestaltet hat, dass vergleichbare Normverletzungen zukünftig jedenfalls deutlich erschwert werden.“

    Herauszustellen ist, dass der BGH zunächst von einem effizienten Compliance Management spricht. Hieraus kann abgeleitet werden, dass nicht das absolut beste System durch das Unternehmen verwendet werden muss, sondern vielmehr solche Prozesse zu installieren sind, welche zu den individuellen Anforderungen, Gegebenheiten aber auch finanzielle Möglichkeiten des Unternehmens passen. Weiterhin hält es das Gericht für möglich, die Optimierung der Abläufe nach Aufdeckung eines Compliance-Verstoßes zugunsten des Unternehmens zu berücksichtigen. Hieraus kann eine Anforderung an ein TCMS abgeleitet werden, welche die Lernfähigkeit und die kritische Betrachtung bestehender Prozesse in den Vordergrund stellt.

    Insgesamt ist festzuhalten, dass ein Steuerpflichtiger – gerade wenn seine zeitlichen und monetären Ressourcen begrenzt sind – nicht blind Prozesse implementieren oder externe Unterstützung einkaufen sollte, um sich auf irgendeine Weise dem Ideal eines TCMS anzunähern. Vielmehr sollten in diesen Fällen nach einer grundlegenden Analyse zunächst die wesentlichen individuellen Risiken / Schwachstellen des Unternehmens in Blick genommen werden und hiervon ausgehend Optimierungen einerseits und Ausweitungen auf andere Bereiche mit weniger Risiko andererseits vorgenommen werden.

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